Kontrola skarbowa nie należy do najprzyjemniejszych sytuacji. Zgodzi się z tym każdy, kto chociaż raz musiał stawić się w pokoju urzędnika lub pisemnie odpowiedzieć na postawione mu pytania. Mimo to wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień stanowi bezwzględny obowiązek, którego nieprzestrzeganie może się szybko skończyć dotkliwą karą finansową. Dlatego też warto wiedzieć, jak wygląda taka czynność w praktyce, jakie elementy powinno posiadać pismo od organu podatkowego oraz jakie prawa i obowiązki mają strony postępowania.
Wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień – podstawa prawna
Wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień ma charakter czynności jednostronnej, podejmowanej przez organ podatkowy prowadzący kontrolę. Wezwanie stanowi nakaz wykonania określonej czynności przez wzywanego pod rygorem zastosowania kar porządkowych.
Omawiana instytucja została uregulowana w art. 155 Ordynacji podatkowej. Mimo to – co bardzo ważne – przepis ten nie może stanowić samodzielnej podstawy wezwania. Urzędnik, sporządzając pismo, powinien zatem wskazać na dokładny przepis, który zobowiązuje podatnika do konkretnego działania. Jeżeli wezwanie będzie kierowane w trakcie kontroli podatkowej, organ powinien powołać się na art. 287 § 3 ustawy, z kolei w trakcie czynności sprawdzających w celu przedstawienia dokumentów urzędnik powołuje się na art. 274c Ordynacji podatkowej.
Wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień a wezwanie do złożenia zeznań
Warto wiedzieć, że wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień a wezwanie do złożenia zeznań to dwie różne instytucje prawa podatkowego. Przyjmuje się, że złożenie wyjaśnień ma charakter czysto informacyjny, mogący jedynie wspomóc ustalenie stanu faktycznego w sprawie. Wyjaśnienia nie mogą zastępować dowodu, jakim są zeznania.
Mimo takiego rozdziału, z uwagi na to, że w postępowaniu dowodowym można wykorzystać wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, organy często używają tych instytucji zamiennie, traktując je na równi. Jest to jednak błąd, gdyż wyjaśnienia i zeznania nie są środkami tożsamymi. Różnica jest chociażby w tym, że strona na podstawie art. 199 ustawy może odmówić składania zeznań, w przypadku wyjaśnień nie ma takiej możliwości. Co więcej, jeżeli będzie uchylała się od stawienia się w siedzibie organu lub przesłania określonych odpowiedzi na pytanie urzędnika, nałożona może zostać na nią kara porządkowa w wysokości do 3300 zł. W przypadku wezwania do złożenia zeznań podatnik ma prawo do odmowy ich złożenia.
Kogo można wezwać?
Katalog podmiotów, które mogą zostać wezwane, jest otwarty. Oznacza to, że wezwać można nie tylko podatnika, ale również inne osoby, które mogą wnieść coś do sprawy, w szczególności świadków i biegłych. Instytucja ta dotyczy przy tym wyłącznie osoby fizycznej, nie ma możliwości wezwania osoby prawnej, np. spółki.
Co powinno znaleźć się w wezwaniu?
Treść wezwania znalazła się w art. 159 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem w wezwaniu organ ma obowiązek wskazać:
- nazwę i adres organu podatkowego;
- imię i nazwisko osoby wzywanej;
- w jakiej sprawie i w jakim charakterze oraz w jakim celu osoba ta zostaje wezwana;
- czy osoba wezwana powinna stawić się osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie;
- termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce zgłoszenia się osoby wzywanej lub jej pełnomocnika;
- skutki prawne niezastosowania się do wezwania.
Aby wezwanie podatnika do złożenia wyjaśnień było ważne, musi spełniać ustawowe minimum. Przede wszystkim musi wskazywać, do jakiego rodzaju czynności podatnik został wezwany. Może to być wezwanie do:
- złożenia wyjaśnień;
- złożenia zeznań;
- przedłożenia dokumentów;
- dokonania określonej czynności.
Omawiane pismo musi również posiadać informacje o przyczynie skierowania wezwania. Niedopuszczalne jest bowiem, aby podatnik dopiero w rozmowie z urzędnikiem dowiadywał się, w jakiej sprawie i w jakim charakterze został wezwany. Brak zawarcia tych wiadomości w piśmie od organu narusza prawo podatnika do obrony. Bez wskazania powyższych informacji nie jest on w stanie prawidłowo przygotować się do określonej czynności. Co więcej, warto pamiętać, że przy wezwaniu do złożenia zeznań podmiot wzywany ma prawo do odmowy. Ta informacja także musi znaleźć się w piśmie.
Wezwanie powinno posiadać także pouczenie o skutkach niezastosowania się do żądania organu. Niedokonanie określonej czynności w wyznaczonym terminie naraża wzywaną osobę na odpowiedzialność administracyjną. Wezwanie bez pouczenia w dalszym ciągu jest skuteczne, jednakże strona, która się do niego nie zastosowała, nie może być w takiej sytuacji ukarana.
O wszystkich szczegółach związanych z wezwaniem decyduje organ. To on między innymi określa, czy podatnik ma obowiązek zjawić się w siedzibie organu osobiście, czy też może swoje wyjaśnienia złożyć w formie pisemnej. Jak podkreślił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 7 grudnia 2021 roku (sygn. akt: I SA/Gd 914/21), osoba wezwana jest zobowiązana podporządkować się temu wezwaniu nie tylko poprzez obowiązek dokonania określonej w wezwaniu czynności, lecz także poprzez stawiennictwo w miejscu i czasie określonym przez organ. To organ podatkowy, jako gospodarz i prowadzący postępowanie, decyduje o tym, jakiej czynności osoba wezwana powinna dokonać (np. złożenie zeznań w charakterze świadka lub pisemnych wyjaśnień), wyznacza datę i miejsce przeprowadzenia oznaczonej czynności. To na organie spoczywa bowiem nie tylko obowiązek ustalenia stanu faktycznego sprawy, ale także zapewnienie, aby postępowanie prowadzone było sprawnie, bacząc na dochowanie ustawowych terminów jego zakończenia. W praktyce oczywiście nie wygląda to tak drastycznie. Zazwyczaj nie ma większego problemu, aby ustalić z urzędnikiem dogodny termin spotkania czy przenieść datę ostateczną złożenia pisemnych wyjaśnień, jeżeli wymagają tego okoliczności.
Co jeżeli wezwany ma zbyt daleko do siedziby organu?
Z wcześniej omawianego przepisu wynika bezwzględny obowiązek dokonania czynności żądanej przez organ skarbowy. Nie powinno być większych kłopotów z pisemnym złożeniem wyjaśnień. List można bowiem nadać w najbliższej placówce pocztowej. Inaczej jest jednak, gdy urzędnik chce spotkać się ze stroną w siedzibie organu. Co zatem, jeśli odległość jest na tyle duża, że podatnik nie ma realnej możliwości dojazdu do określonej miejscowości?
Tutaj z ratunkiem przychodzi art. 156 Ordynacji podatkowej. Ustanawia on zasadę, zgodnie z którą strona jest zobowiązana do osobistego stawienia się w siedzibie organu, ale wyłącznie na obszarze województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa. Jeżeli zatem organ wzywający znajduje się poza tym obszarem, podatnik może odmówić zjawienia się w urzędzie, bez obawy, że zostanie nałożona na niego kara porządkowa. W takim wypadku jednak organ może skorzystać z tzw. pomocy prawnej. W ramach tej instytucji organ podatkowy prowadzący postępowanie zwraca się do organu właściwego miejscowo dla osoby wzywanej do przeprowadzenia danej czynności w jego imieniu.
Od powyższej zasady istnieją dwa wyjątki. Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy postępowanie podatkowe prowadzi wyznaczony przez Szefa KAS lub dyrektora izby administracji skarbowej organ podatkowy. Podmioty te mogą bowiem wyznaczyć inny organ niż ten właściwy miejscowo dla strony postępowania. W takiej sytuacji osoba wezwana nie może już uchylić się od osobistego stawiennictwa. Drugi przypadek dotyczy wezwania przez Szefa KAS, jeżeli organ ten prowadzi dane postępowanie skarbowe. W obu tych przypadkach koszty stawiennictwa podlegają zwrotowi, o ile strona złoży stosowny wniosek, wydaniem decyzji podatkowej.
Kiedy strona nie musi stawiać się w siedzibie organu?
Prawodawca przewidział sytuacje, kiedy mimo wezwania do osobistego stawienia się w siedzibie właściwego miejscowo organu skarbowego, strona nie musi tego dokonywać. Będzie tak, jeśli osoba wezwana nie ma możliwości przybycia do określonego miejsca z powodu choroby, kalectwa lub innej ważnej przyczyny. Przez te inne ważne przyczyny uzasadniające niemożność stawienia się na wezwanie rozumiemy obiektywne przypadki, gdy wykonanie obowiązku osobistego stawiennictwa nie może być spełnione, może to być np. konieczność osobistego zajmowania się nieletnim dzieckiem.
W przypadku prawidłowego uzasadnienia niestawiennictwa organ decyduje, czy zamienić osobiste przesłuchanie na formę pisemną, czy też dokonać określonej czynności w miejscu pobytu osoby wzywanej. Zjawienie się w miejscu pobytu strony przez urzędnika celem przyjęcia zeznań lub wyjaśnień nie wymaga uzyskania uprzedniej zgody strony. Przeprowadzenie wówczas zaplanowanej czynności może wiązać się również z koniecznością wstępu do mieszkania lub domu, w którym przebywa strona.
